Les documents

Oui : il y a toujours deux types de documents.

• ceux relatifs à la commande :
  • le devis,
  • le bon de commande,
  • les conditions de vente,
  • le bon de livraison.
• ceux relatifs à la facturation :
  • la facture.

Le devis :

Rédigé comme le bon de commande, il est en général beaucoup plus détaillé. Adressez-le, en deux exemplaires au minimum, à votre client qui doit vous en retourner un signé. La preuve de son acceptation vous sera bien utile en cas de litige ultérieur.
Dans le cas de travaux du bâtiment, la confirmation par écrit de la position contractuelle de l’entreprise dans l’opération est nécessaire ; en effet :

• soit vous avez affaire à un architecte ou un bureau d’études et vous êtes lié par un contrat de mandat ;
• soit vous avez affaire directement au maitre de l’ouvrage et vous êtes lié par un contrat d’entreprise.
  Dans les deux cas, un certain nombre d’obligations figurant dans le contrat devront être respectées scrupuleusement (observation des prescriptions de la loi et des autorités, respect des règles de la technique).

Le bon de commande :

• Document à l’usage du client et du fournisseur (vous) qui précise les marchandises ou les services commandés, les conditions de réalisation et de paiement.
• Vous avez tout intérêt à y préciser vos conditions de vente. Il doit être signé des deux parties pour authentifier la commande et devenir une pièce juridique en cas de litige.

Les conditions de vente et le transfert de propriété :

Les conditions de vente

Elles permettent d’informer le client sur ce à quoi il s’engage en achetant votre produit ou votre service. Encore faut-il que le texte soit conforme aux lois en vigueur. Préalablement à l’élaboration du « Contrat » stipulant les clauses de vente, il convient de se poser les questions suivantes. Que se passe-t-il si le client ne paie pas ? le produit a des défauts ? l’entreprise est dans l’incapacité de livrer, ou d’exécuter la prestation ?
Vous pourrez ainsi déterminer le droit applicable, l’exécution des jugements et le lieu de juridiction.
Il s’agit d’un cadre juridique fixant les modalités de garantie de la vente.

Quelques grandes conventions régissent, pour partie, les contrats internationaux :

• Convention de La Haye (sur les conflits de lois),
• Directive Européenne et « Convention de Lugano », 1988 (couvrant aussi la responsabilité du fait des produits défectueux),
• Convention de Bruxelles (sur la libre circulation des jugements),
• Convention de Vienne (sur la vente internationale de marchandises).
  En cas de doute, prenez conseil auprès d’un avocat ou un conseiller commercial.

Dans tous les cas, fixez vos règles en matière de :

• Conditions de paiement et délai de paiement client,
• Sanctions en cas de non-paiement,
• Transferts de risques et de propriété,
• Les clauses de réserve de propriété,
• Transport,
• Assurances,
• Dépassement de délai,
• Garantie, réclamations,
• Révision de prix...
• For en cas de litige (Tribunal compétent)

Recommandations

Vérifiez la solvabilité du client (Voir Solvabilité).
En cas de non-paiement, le fait d’avoir indiqué les conditions de vente, leur acceptation par le client permet d’agir par :

• envoi d’une lettre recommandée contenant mise en demeure,
• saisie du juge compétent en cas de refus du client.
  Prenez conseil auprès de spécialistes pour vous guider.

Le transfert de risque

Le transfert des profits et risques afférents à la marchandise vendue intervient dès la conclusion du contrat, à moins que le contrat ne prévoit le contraire.

Le transfert de propriété

La conclusion du contrat en droit suisse ne constitue que l’engagement du vendeur de transférer la propriété mais non l’échange effectif des prestations promises.

• Le droit suisse distingue davantage que le droit français la conclusion du contrat de son exécution.
• La propriété des biens n’est transférée du vendeur à l’acquéreur que lorsque ce dernier est en possession des biens en cause, c’est-à-dire, après qu’ils lui auront été livrés.

A propos des clauses de réserve de propriété :Il existe en droit suisse une clause de réserve de propriété, mais celle-ci est relativement difficile à mettre en œuvre. Les conditions sont très contraignantes et peu adaptées à la couverture de petites créances.
En effet, l’adjonction d’une simple clause de réserve de propriété, telle qu’on la connait en droit français, est sans valeur juridique en Suisse si elle ne s’accompagne pas d’un pacte de réserve de propriété.

Celui-ci doit obligatoirement être enregistré auprès de l’office des poursuites du lieu du domicile ou du siège social de l’acheteur (lieu de la situation de la succursale, si le siège social est à l’étranger), même s’il s’agit d’un contrat international et que la clause est valable au regard du droit applicable au contrat (fiche 16).

L’accord des deux parties est requis et la réserve de propriété doit avoir été prévue par écrit lors de la conclusion du contrat. En revanche, l’inscription elle-même peut être demandée même après la livraison des biens.

Le pacte de réserve de propriété ne peut porter que sur des biens mobiliers. Par ailleurs, si le contrat a pour objet un ensemble de marchandises, un inventaire détaillé devra être joint à la demande d’inscription.

L’existence d’un pacte de réserve de propriété donne au vendeur la possibilité de résilier le contrat en cas de non-paiement et de demander la restitution des marchandises vendues (auquel cas il devra également restituer la part du prix déjà payée sous déduction d’éventuels dommages-intérêts). De plus, en cas de saisie contre l’acheteur, le bien peut être revendiqué valablement par le vendeur.

Le bon de livraison :

Document établi par le fournisseur (vous) lors de la préparation de la commande, et remis au client au moment de la livraison. Il permet de vérifier que les marchandises livrées sont conformes à la commande. Le double signé à la livraison est conservé : c’est le bon de réception.

La facture :

C’est un document comptable dont le rôle est double :

• permettre au client de vérifier le détail des marchandises et travaux réalisés, pour vous régler,
• servir de justificatif à l’égard du fisc. Elle peut devenir une pièce juridique en cas de litige.
  Une facture pro forma fictive permet d’établir :
• la base d’un contrat futur,
• le justificatif de l’exportation.

Vous établirez votre facture sur le même modèle que pour vos clients français, avec ces différences essentielles :

• elle sera établie en valeur hors taxes dans la mesure où elle est assimilée à une exportation,
• elle sera établie en euros ou en devises selon accord initial avec le client.

Lorsque la prestation en Suisse s’accompagne de ventes de pièces détachées ou de matériels divers, deux cas de figure peuvent se produire :

• 1) Le montant de la prestation avec ventes de pièces est inférieur ou égal à 1 000€
  Dans ce cas, une facture globale hors taxes est suffisante. Elle doit faire mention de la date de la prestation, des noms et adresse du client ou de l’entreprise, du montant du déplacement, du taux de la main-d’œuvre ainsi que du prix des produits fournis.
  Elle doit être établie en 5 exemplaires ; un pour le client, un pour vous, un pour votre banque, les deux autres pour la douane. Aucun autre document n’est exigé.
• 2) Le montant de la prestation avec ventes de pièces est supérieur à 1 000€
  Il conviendra d’établir une double facturation :
  • une facturation en valeur hors taxes pour la prestation elle-même,
  • une facturation en valeur hors taxes pour les pièces et le matériel vendus, accompagnée des documents douaniers de sortie de France (DAU) voire de circulation en Suisse (fiche 15).

Ces deux factures doivent être établies en 5 exemplaires comme dans le cas précédent.

Recommandations

En fonction du canton dans lequel vous travaillez, il se peut que des taxes spécifiques viennent s’ajouter au cout des travaux ou des prestations :

• renseignez-vous auprès du Service de l’emploi au moment où vous faites votre demande d’autorisation (fiche 5),
• n’oubliez pas de le répercuter dans vos prix.

Vous avez tout intérêt à préciser vos conditions de vente sur vos bons de commande, vos devis, vos factures. Faites toujours signer vos bons de commande et devis.
Afin de sauvegarder vos droits, vous avez la possibilité de faire des réserves sur un bon de livraison. Utilisez les termes techniques en vigueur en Suisse.
Respectez les règles du pays (Voir Solvabilité et Voir Le passage en douane de l’outillage professionnel à main)).